Einrichtungsleitfaden zum eDoc Module

Vorbereitung

Bitte prüfen Sie bitte vorab, ob Sie über die notwendige Berechtigung für die eDoc Einrichtung (Berechtigungssatz BRAG EDOC INTERFACE) verfügen!

On-Premise-Installation: Bitte prüfen Sie, ob das Modul Ihrer Kundenlizenz hinzugefügt wurde. Die Zuweisung der App erfolgt durch den betreuenden Microsoft-Partner. Die Modul-ID lautet: 60142.

1 - App Einrichtungseinstellungen für BC (Cloud und On-Premise)

Wichtig: Nach der Installation muss für BC Cloud und BC On-Premise in den Erweiterungeinstellungen der App der Haken HttpClient-Anfragen zulassen gesetzt sein!

Rufen hierzu die Erweiterungsverwaltung auf:

Suchen Sie dann unter den installierten Erweiterungen nach der App brAG eDoc Module:

Setzen Sie dann den Haken HttpClient-Anfragen zulassen:

2 – Initialisierung

Zur Initialisierung müssen die Dynamic Page-Einrichtung, Demo-Einrichtung, Initialisierung der Job Queue und der Electronic Transfer einmalig ausgeführt werden.

Dynamic Page-Einrichtung
Initialisierung der Dynamic Page (Dynamische Anfrageseite für Entitäten und Felder, diese enthält Steuerungsparameter für das ausgangsseitige Mapping).

Demo-Einrichtung
Befüllt alle für den Inbound und Outbound relevanten Felder im Reiter ‚Allgemein‘.

Initialisiere Job Queue (seit Version 5.5)
Initialisierung der Aufgabenwarteschlange; Notwendig für die Batchverarbeitung

Electronic-Transfer
Initialisierung des Endpunkt Mgmt. (Elektronisches Belegformat, Belegsendeprofile, eDoc Endpunkte, eDoc Kundenendpunkte)

3 - Import eDoc Default-Mapping

Neuanlage oder Aktualisierung des initialen Mappings. Neben den Profilen werden die für die das Mapping notwendigen Datensätze bearbeitet.

• eDoc Codes
• Transformationsregeln
• Individualfelder
• Individualfelder Mapping
• eDoc Profile
• eDoc Profilzeilen
• eDoc Profilmapping

Abbruch Der Vorgang wird abgebrochen, es werden keine Datensätze importiert.

Delta-Import EmpfohlDer Delta-Import ergänzt neue Datensätze, bestehende Datensätze in den oben genannten Tabellen werden nicht geändert.

Full-Import Der vollständige Import löscht die Datensätze vor dem Import.

eDoc Codelisten Mapping

Innerhalb des elektronischen Datenverkehrs werden für bestimmte Informationen Codes aus definierten Codelisten verwendet. Diese folgen der UN/ECE-Empfehlung Nr. 20 und UN/ECE-Empfehlung Nr. 21.
So entspricht beispielsweise der Standard Code (H87) in BC der Mengeneinheit Stück.

Die entsprechenden Listen finden Sie hier:

- UN/ECE-Empfehlung Nr. 20 - Codes für Maßeinheiten im internationalen Handel
- UN/ECE-Empfehlung Nr. 21 - Codes für Passagiere, Frachtarten, Packstücke und Verpackungsmaterialien (mit ergänzenden Codes für die Paketnamen
- UNTDID 4461 Code der Zahlungsmittel

Quelle: https://unece.org/trade/uncefact/cl-recommendations

eDoc Profil Mapping

In einigen eRechnungs-Formaten (insbesondere ZUGFeRD- oder XRechnungs) steht Ihnen das Feld IncludedNote zu Verfügung. IncludedNote dient dazu, zusätzliche Textinformationen direkt in der elektronischen Rechnung zu übermitteln. Es handelt sich dabei um Freitextfelder, in denen spezifische Hinweise, Kommentare oder wichtige Anmerkungen angegeben werden können, die für die Bearbeitung oder rechtliche Gültigkeit der Rechnung relevant sind.

Zu diesen Informationen gehören u.a.:

• AAI (Allgemeine Informationen): Wichtige allgemeine Hinweise, die für die gesamte Rechnung gelten.
• SUR (Anmerkungen des Verkäufers): Zusätzliche Kommentare oder Erklärungen vom Verkäufer, z. B. spezielle Konditionen oder Vereinbarungen.
• REG (Regulatorische Informationen): Hinweise auf Vorschriften oder gesetzliche Anforderungen.
• ABL (Rechtliche Informationen): Angaben zu rechtlichen Themen, wie etwa Vertragsbedingungen oder Haftungsklauseln.
• TXD (Informationen zur Steuer): Steuerrelevante Anmerkungen, wie spezifische Steuerregelungen oder Ausnahmen.
• CUS (Zollinformationen): Angaben für zollrelevante Vorgänge, z. B. Export- oder Importvorschriften.
  
  

Die Zuordnung befindet sich im jeweiligen eDoc Profil-Mapping.

Die vollständige Codeliste ist in UNTDID 4451 spezifiziert: UNTDID 4451 - Freitextfelder

4 - Einrichtung

Allgemeine Einrichtung

Hier müssen nun noch MS Account Nr., Service Token, E-Mail-Empfänger Abrechnung kundenspezifisch angepasst werden.

Zwingend müssen hier die folgende Felder eingetragen werden:

MS Account Nr.
Notwendig für die Übertragung an den Webservice.

Service Token
Diesen erhalten Sie von der bartolome röder AG.

E-Mail-Empfänger Abrechnung
E-Mail zur Identifikation beim Webservice

5 - Aufgabenwarteschlange/ Batchverarbeitung Inbound

Um die eingangsseitige Batchverarbeitung (Inbound) zu nutzen, intialisieren Sie, sofern noch nicht geschehen die, Job Queue.
Klicken Sie hierzu unter Einrichtung/ Allgemein/ eDoc Einrichtung

auf Initialisieren

und dann auf Initialisiere Job Queue, s. Screenshot.

Dabei werden in der Liste 'Aufgabenwarteschlangenposten' die folgenden 5 Posten angelegt:

• EDOC-IMPORT-FILESYSTEM
  Liest eine Datei vom Dateisystem ein. Nicht in der Cloud verfügbar!
• EDOC-IMPORT-ONEDRIVE
  Liest eine Datei aus OneDrive ein.
• EDOC-VERIFICATION
  Überprüft ein eDoc (Zwischenbeleg)
• EDOC-CREATION
  Erstellt den BC-Beleg
• EDOC-ARCHIVE
  Archiviert ein eDoc
  
  

vgl. hierzu auch Der Inbound-Prozess

Zum Konfigurieren bzw. Einschalten dieser Batch-Jobs suchen Sie zunächst nach 'Aufgabenwarteschlangenposten'

Klicken Sie dann auf den Posten, den Sie bearbeiten möchten

und wechseln Sie in die entsprechende Karte

Zum Aktivieren des Batch Jobs Status auf 'Bereit' festlegen klicken