Einrichtung

Nachfolgend werden die zusätzlich zum NAV-Standard zur Verfügung stehenden Konfigurationsmöglichkeiten in der BANF-Lösung erläutert. Das Freigabeverfahren der BANF-Lösung kann parallel zu der bestehenden Standard-Workflow Lösung betrieben werden. Basis der Freigabeverfahren ist eine Workflow-Definition bezogen auf das Objekt der Bestellanforderung. Es greift auf die Komponenten des Standardworkflows zurück und erlaubt eine Freigabestrategie- und Genehmigerermittlung unabhängig von der Workflowdefinition.

Neue Freigabestrategie einrichten

Genehmigungsbenutzer pflegen

Jeder an einem Freigabeverfahren teilnehmender Benutzer muss als Genehmigungsbenutzer eingerichtet werden. Wählen Sie dazu im Feld Benutzer-ID (Standard) den Navision-User aus und pflegen Sie im Feld Stellvertreter den jeweiligen Stellvertreter dieses Benutzers im Falle einer Stellvertretung. Wichtig! Auch Stellvertreter müssen in der Tabelle Genehmigungsbenutzer gepflegt sein. Das Feld E-Mail (Standard) wird verwendet wenn die Benachrichtigung per E-Mail für den jeweiligen Workflow aktiv ist. Im Feld Genehmigungsadministrator (Standard) wird festgelegt, dass dieser Benutzer alle Genehmigungsposten übernehmen kann.

Freigabegruppen

Die Freigabegruppen werden bei der Ermittlung der Freigabeverantwortlichen (Genehmiger) benutzt. Eine Freigabegruppe kann eine Reihe von Personen enthalten die ein und dieselbe Freigabestufe parallel oder in Reihe freigeben müssen bevor die Freigabe der anderen, nachfolgenden Freigabestufen erfolgen kann. Um eine neue Freigabegruppe anzulegen, klicken Sie auf Neu, vergeben einen Code und eine Bezeichnung und klicken dann auf Bearbeiten. Im nachfolgenden Fenster pflegen Sie die Benutzer-ID gefolgt von der Reihenfolge der Freigabe. Um eine parallele Freigabe zu erzwingen, vergeben Sie die gleiche Reihenfolge.

Freigabegegruppen mit Wertegrenze

Die Freigabegruppen mit Wertgrenze werden bei der Ermittlung der Freigabeverantwortlichen (Genehmiger) im Freigabeverfahren benutzt, wenn die Freigabestellenermittlung auf Ermittlung nach Freigabegruppe mit Wertgrenze gestellt ist (siehe dazu auch Freigabeverfahren). Eine Freigabegruppe enthält eine Freigabekette von Personen die ausgehend vom BANF-Erfasser je nach Wertgrenze eine Freigabekette initiiert. Um eine neue Freigabegruppe anzulegen, klicken Sie auf Neu, vergeben einen Code und eine Bezeichnung und klicken dann auf Bearbeiten. Im nachfolgenden Fenster pflegen Sie die Benutzer-ID gefolgt von dem zuständigen Genehmiger und dessen Wertgrenze. Im Feld unbegrenzte Genehmigung wird festgelegt, dass dieser Genehmiger am Ende der Freigabekette steht.

Freigabestrategien

Die Freigabestrategie zeigt nach welcher Strategie eine BANF freizugeben ist. Sie wird bei Neuanlage oder Änderung einer BANF ermittelt und regelt nach welcher Art die Freigabestellen zu ermitteln sind und enthält die Bedingung für welche BANF sie gelten soll.

Es gibt zwei Arten der Freigabestellenermittlung: a) Nach Freigabestellen: Die Freigabestellen (Anzahl und Abfolge der Freigabestufen) werden in einer separaten Tabelle (siehe Freigabeverfahren) ermittelt und die Genehmiger der jeweiligen Stufe über die Tabelle der Freigabeverantwortlichen ermittelt. b) Nach Freigabegruppen mit Wertgrenze: Die Freigabestellen werden aufgrund der Freigabegruppe mit Wertgrenze ermittelt (siehe auch Freigabegruppen mit Wertgrenze)

Im Feld Bedingung wird die Bedingung hinterlegt, bei welchen BANFen diese Freigabestrategie zur Geltung kommen soll. Bei der Festlegung der Bedingung kann auf jedes Feld im BANFkopf oder der BANFzeile zugegriffen werden. Während der BANFpflege wird die Strategie ermittelt und im BANFkopf im Feld Freigabestrategie eingetragen.

Im Feld Tabellen-ID muss Bezug auf die Tabelle 38 genommen werden und im Feld Dynamische Anfrageseite muss PURCHDOC eingetragen sein, insofern keine abweichenden Standardparameter für dieses Feld gepflegt sind.

Freigabestellen

In der Tabelle Freigabestellen werden die möglichen Freigabestellen eines Unternehmens gepflegt. Die Freigabestellen werden im Freigabeverfahren genutzt, um zu definieren welche und wieviele Freigabestufen eine Strategie beinhaltet.

Freigabeverfahren

Das Freigabeverfahren definiert pro Freigabestrategie welche Freigabestufen in dieser Strategie angesprochen werden und auf welche Art die Genehmiger ermittelt werden. Ist für eine Freigabestrategie eine Freigabestellenermittlung „nach Freigabegruppe mit Wertgrenze“ festgelegt, so muss im Feld „Freigabegruppe mit Wertgrenze“ die entsprechende Freigabegruppe eingetragen werden, die die Genehmiger festlegt (siehe auch Punkt Freigabegruppen mit Wertgrenze). Ist die „Art der Freigabestellenermittlung“ auf „nach Freigabgestellen“ festgelegt“, so können beliebig viele Freigabestufen für dieses Verfahren gepflegt werden. Über die Spalten Reihenfolge und Freigabstelle wird die Anzahl der Stufen und deren Reihenfolge definiert. Welcher Genehmiger hinter welcher Freigabestufe liegt wird in der Tabelle Freigabeverantwortlichkeit definiert.

Freigabeverantwortlichkeiten

In dieser Tabelle wird pro Strategie definiert, welcher Genehmiger hinter welcher Stufe in der jeweiligen Strategie steckt. Ist für eine Freigabestrategie eine Freigabestellenermittlung nach mit der Freigabestellenermittlung „nach Freigabegruppe mit Wertgrenze“ bleiben in dieser Tabelle unberücksichtigt, da die Ermittlung der Freigabestufen nicht nach Freigabestellen erfolgt. Für eine Freigabestufe wird festgelegt auf welche Art der Genehmiger (Art der Genehmigerermittlung) ermittelt wird. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: • Ermittlung nach Freigabegruppe • Ermittlung nach Genehmiger

Bei der Ermittlung nach Genehmiger wird für die jeweilige Freigabestelle/Stufe in der Strategie der Genehmiger direkt eingetragen. Bei der Ermittlung nach Freigabegruppe kann eine Gruppe von Genehmigern eingetragen werden die diese Stufe in Reihe oder Parallel freigeben müssen, bevor der Workflow an die nächste Stufe weitergereicht wird.

BANF Workflow für Genehmigungsprozess aktivieren

Workflow aus Workflowvorlage kopieren

Der Genehmigungsworkflow für Bestellanforderungen basiert auf dem Standardworkflow für die Bestellfreigaben. Zur Aktivierung des Bestellfreigabeworkflows legen Sie einen neuen Workflow basierend auf dem Bestellfreigabeworkflow über die Funktion "Neuer Workflow aus Vorlage" im Menü "Einrichtung => Workflow" an.

Selektieren Sie "Genehmigungsworkflow Bestellung" unter "Einkaufsbelege" und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Ändern Sie im Feld Beschreibung die Beschreibung auf "Genehmigungsworkflow BANF".

Fahren Sie mit dem Festlegen der Workflowbedingungen fort.

BANF Workflowbedingungen festlegen

Über die Bedingung des Startereignisses wird definiert, wann diese Workflowdefinition gezogen wird. Im Beispiel wird die Definition gezogen, wenn die Belegart = BANF, der Status der BANF = Offen und die Freigabestrategie <> leer ist. D.h. es wurde bei der BANFpflege über die Bedingungen in der Freigabestrategie eine entsprechende Strategie ermittelt.

BANF Workflowreaktion für Startereignis festlegen

Öffnen Sie für das erste Workflowereignis "Die Genehmigung für einen Einkaufsbeleg wird angefordert." in der Spalte "Dann Antwort" die Workflow-Reaktionen indem Sie auf den Text "Fügt eine Datensatzeinschränkung hinzu." klicken. Im nachfolgenden Dialog selektieren Sie die Antwort "Erstellt eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz mithilfe des Typ des Genehmigers Freigabestrategie und Einschränkungsart Genehmiger Genehmiger-Kette." und wählen im Feld "Genehmigertyp" den Wert "Freigabestrategie" aus. Diese Auswahl nutzt die vorangegangene Parametrisierung zur Ermittlung der Freigabestellen.

BANF Workflow aktivieren

Aktivieren Sie nun den Workflow. Die Einrichtung des Workflows ist nach diesem Schritt grundsätzlich abgeschlossen. Innerhalb der Workflowdefinition kann zur optimierten Anwenderinteraktion für die Benachrichtigung über Mail noch die gewünschte Page hinterlegt werden in die der Anwender springt nachdem er den Datensatzlink in der Workflow-Mail angeklickt hat. Es handelt sich hierbei um eine Standardfunktion, die hinterlegte Page sollte page 5518782 "BRAG Purch.-Req. Card" sein.

BANF Workflowbenachrichtigung aktivieren

Der Workflow kann Benachrichtigungssätze und Mails versenden. Es handelt sich hierbei um die Standardfunktion. Um den Versand zu aktivieren gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor. Learn Microsoft-Notification