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Hilfe zum Versand von ZUGFeRD und X-Rechnungsbelegen über Navision

Voraussetzungen

Nutzungsvereinbarung ZUGFeRD RESTful-Service

Die ZUGFeRD-Schnittstelle nutzt ab Version 3.X einen Webservice der bartolome roeder AG. Mit Zustimmung zur Nutzungsvereinbarung dieses Online-Dienstes erhalten Sie einen lizenzabhängigen Zugriffstoken der Ihnen erlaubt den Online-Dienst zu nutzen. Die Nutzung des Dienstes ist gebührenpflichtig.

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Stellen Sie sicher, dass Sie vor Nutzung der ZUGFeRD Schnittstelle einen gültigen Zugriffstoken für Ihre Lizenzierung zur Verfügung haben.

Konformität

Vereinbaren Sie vor Nutzung der ZUGFeRD-Schnittstelle in welcher Version und mit welchem Profil Daten mit Ihrem Geschäftspartner ausgetauscht werden sollen und stellen Sie sicher, dass die ZUGFeRD und Debitoreneinrichtung Ihrer Anwendung diese Vereinbarung widerspiegelt.

Belegsendeprofile

Das Modul "Outbound" nutzt die Funktionalität der Standard-Anwendung "Belegesendeprofile" zur Übermittlung der ausgehenden Belege. Damit stehen Ihnen automatisch mehrere Übertragungswege zur Verfügung. Prüfen Sie ob in Ihrer Navision Anwendung die Belegesendeprofile entsprechend Ihres gewünschten Übertragungsweges konfiguriert und funktionsfähig sind.
Für XRECHNUNGEN stellt die ZUFeRD-SChnittstelle eine eigenes Belegesendeformat zur Verfügung welches bei der Übertragung von XRECHNUNGEN zur Anwendung kommt.

Warning

Eine XRECHNUNG kann nicht erzeugt werden wenn während des Sendevorgangs nicht das für diesen Vorgang vorgesehene elektronische Datenaustauschformat gewählt wurde!

Debitorenstamm

Die ZUGFeRD-Schnittstelle ist nicht automatisch für alle Debitoren in Ihrer Applikation aktiv. Sie muss für jeden Debitoren aktiviert werden der ZUGFeRD- oder XRECHNUNGS-Belege erhalten soll.

Info

Maßgeblich für die Übertragung eines Beleges im ZUGFeRD- oder XRECHNUNGs-Format ist nicht der Auftraggeber im Beleg, sondern der Rechnungsempfänger!

Aktivierung eines Debitoren

Screenshot Um für einen Debitoren die ZUGFeRD-Übertragung zu aktivieren setzen Sie das Feld "ZGF Aktiv" im Reiter "ZUGFeRD".

Screenshot Im Feld "ZGF Profil ausgehend" legen Sie fest welches Datenformat für diesen Partner erzeugt werden soll.

Warning

Ist das Kennzeichen "ZGF Aktiv" im Debitorenstamm nicht gesetzt, wird kein ZUGFeRD oder XRECHNUNGS-Format erzeugt!

Sonstige Steuerungsparameter im Debitorenstamm

Screenshot Über das Feld "Testkennzeichen" legen Sie fest ob der elektronische Beleg eine Kennzeichnung als "Testbeleg" erhält. Damit kann der eigehende Beleg bei Ihrem Geschäftspartner als "Testrechnung" identifiziert werden.

Screenshot Im Feld "Leitweg-ID / Buyer-ID" pflegen Sie die jeweilige ID Ihres Geschäftspartners.

Info

Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftragsgebern in Deutschland (Beispiele: Behörden, Kommunen, Ministerien).

Belege versenden

Der Versand von Belegen über die ZUGFeRD-Schnittstelle ist vollständig in die Standardfunktion "Belegversand" über die Funktion "Belegsendeprofile" integriert.

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Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass jeder Beleg in einer separaten Nachricht gesendet wird. Im Standardbelegversand ist es möglich mehrere Belege für einen Kunden zu selektieren und in einer Nachricht zu versenden. Dies ist nicht ZUGFeRD-konform! Pro Beleg muss eine separate Nachricht (PDF/XML) entstehen!

Sie können jeden Debitor mit einer bevorzugten Methode der Übermittlung von Verkaufsbelegen einrichten, sodass Sie nicht jedes Mal eine Sendeoptionen auswählen müssen, wenn Sie die Schaltfläche Buchen und senden auswählen.

Auf der Seite Belegsendeprofile richten Sie verschiedene Dokumente-Sendeprofile ein, die Sie aus dem Feld von einer Debitorenkarte auswählen können. Im Kontrollkästchen Standard geben Sie an, dass das Belegsendprofil das Standardprofil für alle Debitoren gilt, außer Debitoren, bei denen das Feld Dokument-Sendeprofil mit einem anderen Sendeprofil ausgefüllt ist.

Screenshot

Wenn Sie die Schaltfläche Buchen und senden für einen Verkaufsbeleg auswählen, wird im Dialogfeld Buchungs- und Sendebestätigung das verwendete Sendeprofil angezeigt. Dabei handelt es sich entweder um das für den Debitor eingerichtete oder um Standardprofil für alle Debitoren. In diesem Dialogfeld können Sie das Sendeprofil für den Verkaufsbeleg ändern.

Screenshot

Um bereits gebuchte Belge erneut zu transferieren wählen Sie die Schaltfläche Senden in der entsprechenden Belegliste.

Belegsendeprofil für Format ZUGFeRD

Screenshot Um ein Dokument vom Format ZUGFeRD zu erstellen muss beim Versand ein Belegsendeprofil gewählt werden welches eine E-Mail mit Dateianhang "PDF" vorsieht.

Belegsendeprofil für Format XRECHNUNG

Screenshot Um ein Dokument vom Format XRECHNUNG zu erstellen muss beim Versand ein Belegsendeprofil gewählt werden welches eine E-Mail mit Dateianhang "Elektronischer Beleg" vorsieht und im Feld Format den Eintrag "XRECHNUNG" beinhaltet.

Warning

Achten Sie darauf dass die beiden Felder "Belegsendeprofil" und "ZGF Profil" miteinander korrespondieren. So wird zum Beispiel nur eine XRECHNUNG versendet wenn das ZGF-Profil ein Profil mit Format XRECHNUNG vorsieht und das Belegesendeprofil einen Output mit Dateianhang wie oben beschrieben vorsieht.

Info

Pflegen Sie ein Belegesendeprofil für den Versand von Dokumenten für das Format ZUGFeRD und ein Profil für den Versand von Dokumenten für das Format XRECHNUNG und ordnen Sie die Profile den jeweiligen Debitoren im Feld "Belegsendeprofil" zu.

Beleg Log

In den Listen und Karten für die gebuchten Belge können Sie unter der Schaltfläche "ZUGFeRD Protokoll" den Log für ausgehende Belege aufrufen.

Screenshot

Im Log werden die ZUGFeRD-Ereignisse und deren Status festgehalten. Es wird protokolliert ob ein Ereignis erfolgreich oder fehlerhaft ausgeführt wurde und ggf. die Fehlerursache. Folgende Ereignisse werden protokolliert:

  • XML Loaded ==> das ZUGFeRD Dokument wurde erfolgreich generiert
  • SENT ==> Das Dokument wurde gesendet

Screenshot

Info

Es werden grundsätzlich alle über Exportaktivitäten protokolliert die über die Funktion des Belegsendeprofils durchgeführt wurden. Geht einem "SENT"-Ereignis kein Ereignis "XML-Loaded" voraus, so wurde kein ZUGFeRD-Dokument generiert.

FAQ