Die ersten Schritte

Wie im vorherigen Kapitel erwähnt, ist ZUGFeRD ein Verfahren, dass die Kommunikation von ERP-Systemen mithilfe von einer XML-Datei teil-automatisiert. Damit Sie aber ZUGFeRD nutzen können, müssen Sie ZUGFeRD aufbereiten. Unter den ersten Schritten geht es um:

• ZUGFeRD Einrichtungsparameter
• Ordner erstellen für ZUGFeRD Inbound
• Einrichtung eines Profils als Standardeinstellung

Die ZUGFeRD Einrichtung

In den Einrichtungen gibt es drei wesentliche Optionen: Allgemein, Eingehend & Z-RECHNUNG Portal Das Z-RECHNUNG Portal wird zunächst nicht näher erläutert.

Allgemein

Unter Allgemein können Sie die Leitweg-ID/Seller ID, die Default Outbound/Inbound Profile, die MS Account Nr., den Service Token & den E-Mail Empfänger Abrechnung festlegen.
Die Leitweg-ID/Seller ID identifiziert Ihre Firma in Form einer Zahl.

Default Outbound/Inbound Profile legen die ZUGFeRD Profile fest, sofern nichts weiter im Debitor verändert wurde. Wenn beispielweise beim Versenden eines Beleges kein ZGF Profil im Debitor angegeben wurde, dann wird das Default Profil verwendet.

Warning

Damit ein ZUGFeRD beim Senden generiert wird, muss für den Debitor der ausgewählten Rechnung ein Häkchen bei ‚ZGF Aktiv‘ gesetzt sein.

Info

ZUGFeRD Profile können unter ZGF Profil Ausgehend in der Debitorenkarte für den ausgewählten Debitor verändert werden, d.h. Sie können für jeden Debitoren abweichend zur Standard Einstellung auch ein separates ZUGFeRD Profil bestimmen.

Die MS Account Nr. & den Service Token benötigen Sie, um ZUGFeRD benutzen zu können.
In der E-Mail Empfänger Abrechnung hinterlegen Sie die E-Mail, an welche Sie Mails versenden möchten.

Eingehende Belege

In ‚Eingehend‘ können Sie den Dokumentenpfad und die Kreditorenanlageart bestimmen.

Im Dokumentenpfad soll das Verzeichnis angegeben werden, in dem Sie die ZUGFeRD-Rechnungen von Kreditoren ablegen. Das Verzeichnis muss „import“ benannt werden, es muss zwei Unterordner benannt „Processed“ & „Error“ beinhalten.

Warning

Wenn dies nicht der Fall ist, kann kein ZUGFeRD Beleg bearbeitet werden. Die Ordner werden NICHT automatisch angelegt.

ZUGFeRD Profile

Für die generierte XML gibt es unterschiedliche Profile, die sich in der mitgegebenen Informationsmenge unterscheiden. Zudem gibt es noch die Option X-Rechnung. Im Wesentlichen unterscheidet sich X-Rechnung zu ZUGFeRD nur minimal. Bei ZUGFeRD spricht man von einem PDF, das eine XML im Anhang hat. Die X-Rechnung besteht nur aus der XML.

ZUGFeRD (1.0) (2.1):

• ZUGFeRD BASIC
  Das Profil BASIC stellt eine Untermenge der EN 16931-1 dar und kann für einfache UStG-konforme Rechnungen genutzt werden.
• ZUGFeRD COMFORT (EN 16931)
  Das EN16931 (COMFORT) Profil bildet die EN 16931-1vollständig ab und fokussiert auf Kernelemente einer elektronischen Rechnung.
• ZUGFeRD EXTENDED
  Das Profil EXTENDED ist eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse (Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird, strukturierte Zahlungsbedingungen, weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lagerhaltung etc.)
• XRECHNUNG STANDARD
  Das Referenzprofil basiert auf dem CIUS XRechnung, der von der KoSIT gepflegt wird. Es stellt eine Erweiterung der EN 16931-1 mit eigenen Geschäftsregeln, die nationalen deutschen Gesetzen und Vorschriften. Es ist daher spezifischer gefasst als das Profil EN 16931 (COMFORT).
• XRECHNUNG EXTENSION