Verarbeitung eingehender Belegen
Überblick eDocs
Neben der Übersicht der eDocs (1) werden die jeweiligen Zeileninformationen des ausgewählten Belegs angezeigt. (2)
Rechts in der Infobox finden Sie die Übersicht Kundenspez. Kopffelder (3), den Belegviewer mit der ursprünglichen XML-Datei (4) sowie den eDoc-Log.
In der eDocs-Übersicht zeigen die Spalte "Verarbeitung" den durchgeführten Verarbeitungsschritt und die Spalte "Aktueller Status" den aktuellen Verarbeitungsstatus des Belegs an.
Diese sind:
- Importieren/ Importiert
- Belege Überprüfen/ Fehler
- Belege Überprüfen/ Importiert
- Belege Überprüfen/ Geprüft
- BC-Dok. Anlegen/ BC-Dok. Erstellt
In den restlichen Spalten werden Informationen, die aus der XML-Datei stammen, angezeigt.
Sie haben die Möglichkeit direkt aus der Übersicht in die zugehörige Karte zu wechseln. Dort erhalten Sie eine detaillierte Übersicht aller Kopf-und Zeilenfelder. Zudem kann eine Verwechslungen mit anderen Belegen vermieden werden. In der Karte besteht gleichzeitig die Möglichkeit, den Beleg zu bearbeiten.
Der Inbound-Prozess
Die Verarbeitung eingehender Belege erfolgt im Wesentlichen in 3 Schritten:
Beleg importieren
Importieren Sie einen Beleg (E-Rechnungsformat) über die Aktion Eingehende eDocs/ Start/ eDocs Importieren. Anschließend wird der eingelesene Beleg in der eDocs-Übersicht aufgelistet.
Beleg prüfen
Vor dem Anlegen des BC-Belegs wird das Interface-Dokument geprüft.
Wichtige Felder für das Erstellen eines BC-Belegs:
- USt-ID
Der Kreditor muss bereits angelegt sein und eine gültige USt-ID besitzen. Diese USt-ID wird verwendet, um das Feld „BC Kreditorennr.“ zu befüllen. - Alle BC-Felder
Bitte stellen Sie sicher, dass in allen BC-Feldern gültige Werte vorhanden sind. Falls ein Feld nicht automatisch befüllt wird, tragen Sie die Informationen bitte manuell ein.
BC Beleg erstellen
Nachdem alle relevanten Felder ausgefüllt wurden und nach dem Aktualisieren keine weiteren Fehler im Log auftauchen kann über die Aktion "BC Beleg Anlegen" der tatsächliche BC-Beleg erstellt werden. Nach der Erstellung wechselt der Status zu "BCDoc Erstellt". Nun können wir uns den tatsächlichen BC-Beleg anzeigen lassen und buchen.
Als letzten Schritt, nach dem Buchen des tatsächlichen BC-Belegs, können Sie den Beleg in der eDoc-Übersicht archivieren.
Übersicht der einzelnen Funktionen
- Prüfen
Prüft den ausgewählten Beleg auf mögliche Fehler. - Aktualisieren
Aktualisiert den Status des ausgewählten Belegs, nachdem der Fehler bearbeitet wurden - BC Beleg Anlegen
Wenn der Beleg den Status "Geprüft" hat, kann der tatsächlichen BC-Beleg erstellt werden. - Archivieren
Sobald der BC-Beleg erstellt wurde, kann der Beleg archiviert werden. - eDoc Logeinträge
Nach der Aktualisierung können Logeinträge für den ausgewählten Beleg eingesehen werden. Hier werden auch Fehlermeldungen angezeigt. - BC Beleg Anzeigen
Nachdem der BC-Beleg erstellt wurde, kann man sich den tatsächlichen Beleg anzeigen lassen und buchen - Importdatei Anzeigen
Hier wird die importierte Datei (XML oder PDF) im den Belegviewer angezeigt.
Logeinträge
Um Details zu den Fehlern zu erhalten, klicken Sie auf die "Aktionen" und dann auf "eDoc Logeinträge". In den Logeinträgen werden auf der linken Seite das Vorgehen und die Felder aufgelistet, während auf der rechten Seite im Belegviewer die importierte Datei eangezeigt wird.