Das eDoc Module in Kürze

Das eDoc Module ermöglicht es, elektronische Dokumente wie Rechnungen gemäß verschiedenen Normen zu erstellen, zu verarbeiten und zu übermitteln. Dabei berücksichtigt es Normen wie beispielsweise FatturaPA in Italien, XRechnung in Deutschland und ZUGFeRD im deutschsprachigen Raum. Das Modul folgt den Standards und Richtlinien der EU-Norm EN 16931, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen sicherzustellen und die rechtlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen.

Komponenten der eDoc Module

Ab Version 5.X besteht das eDoc Module technisch aus zwei wesentlichen Komponenten:

• Business Central App
• RESTful Webservice der bartolome röder AG

Welche Formate unterstützt das eDoc Module?

Bezeichnung	Land	Beschreibung
ZUGFerd	Deutschland	ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein Format zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie Behörden. Mehr anzeigen
XRechnung	Deutschland	XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das sich als Standard für elektronische Rechnungen im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland etabliert hat. Mehr anzeigen
ebInterface	Österreich	ebInterface ("Electronic Billing Interface") ist ein standardisiertes Datenformat für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Organisationen. Mehr anzeigen
FatturaPA	Italien	Fattura PA ("Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione" und "Elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung") wird für die Rechnungsübermittlung bei Handelsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) in Italien verwendet. Mehr anzeigen
KSeF	Polen	KSeF ist das nationale Datenaustauschsystem für elektronische Rechnungen KSeF (Krajowy System e-Faktur) in Polen. Es ermöglicht die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter, elektronischer Rechnungen. Zudem versieht das System Rechnungen mit einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer (KSeF-ID) und prüft, ob sie den vorgegebenen Vorlagen entsprechen. Mehr anzeigen
Factur-X	Frankreich	Factur-X ist ein hybrides Rechnungsformat, das in Frankreich verwendet wird und sowohl eine PDF-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält. Es kombiniert die visuelle Darstellung einer Rechnung mit den strukturierten Daten, die für die automatisierte Verarbeitung notwendig sind. Mehr anzeigen
FacturaE	Spanien	geplant in Version 5.8 Mehr anzeigen

Die elektronischen Formate in Kürze

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format zum elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie Behörden, das sowohl ein lesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält (Hybrid-Format). Initiiert wurde das Format vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und mittlerweile wird es bereits europaweit in vielen Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt.

Sowohl die Datenstruktur des aktuellen ZUGFeRD-Formats als auch die XRechnung basieren auf EU-Norm EN 16931 und können somit beide verwendet werden.

Die unterschiedlichen Profilen bilden unterschiedliche Komplexitätsstufen ab, um die Digitalisierung des Rechnungswesens voranzutreiben.

• Minimum
  • Für Rechnungen mit den absolut notwendigsten Angaben.
  • Eignet sich für einfache Rechnungen, z. B. bei Kleinunternehmen oder im B2C-Bereich.
  • Enthält grundlegende Felder wie Rechnungsbetrag, Empfänger und Rechnungsdatum.
• BASIC
  • Für einfache Geschäftsprozesse mit grundlegenden Rechnungsdaten.
  • Wird vor allem von kleinen und mittleren Unternehmen verwendet.
  • Bietet nur grundlegende Informationen, z. B. Steuersätze, Beträge und Zahlungsdetails.
• Comfort
  • Für typische Geschäftsrechnungen im B2B-Bereich.
  • Enthält zusätzliche Informationen, z. B. Positionsdaten (Artikelnamen, Mengen, Preise) und Zahlungsbedingungen.
  • Ermöglicht automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
• Extended (wird im Allgemeinen verwendet)
  • Für komplexe Rechnungen mit umfangreichen Details.
  • Eignet sich für Unternehmen mit besonderen Anforderungen, z. B. bei internationalen Geschäften oder umfangreichen Rechnungspositionen.
  • Enthält zusätzliche Daten wie Referenzen, unterschiedliche Steuersätze oder Zusatzinformationen für spezielle Geschäftsprozesse.

Info

Stimmen Sie mit Ihrem Geschäftspartner ab mit welchem Profil und in welcher Version des Profils der Datenaustausch stattfinden soll!

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes, ausschließlich maschinenlesbares Rechnungsformat, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie ist für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland seit 2020 verpflichtend. Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält die XRechnung nur strukturierte XML-Daten und kein lesbares PDF, wodurch eine vollständig automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird.

Was ist ebInterface?

EBInterface ist ein standardisiertes Datenformat für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, das auf XML basiert. Es wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu erleichtern, die Effizienz zu steigern und die Fehleranfälligkeit bei manuellen Prozessen zu reduzieren. EBInterface wird hauptsächlich in Österreich verwendet, wo es als Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch etabliert ist. Es wird von Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Organisationen in Österreich eingesetzt, um elektronische Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu empfangen, wodurch die Effizienz der Geschäftsabläufe verbessert und die Verwaltungskosten gesenkt werden.

Was ist FatturaPA?

FatturaPA ist ein elektronisches Rechnungsformat, das in Italien verwendet wird und den gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Es ist Teil der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung und wird von Unternehmen genutzt, um Rechnungen an öffentliche Einrichtungen wie Regierungsbehörden, Institutionen und öffentliche Unternehmen elektronisch zu übermitteln. FatturaPA stellt sicher, dass die Rechnungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen und vereinfacht den Prozess der Rechnungsstellung sowie die Abwicklung von Zahlungen zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen. Die Nutzung von FatturaPA trägt zur Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung und zur Reduzierung des bürokratischen Aufwands im öffentlichen Sektor bei.

Was ist KSeF?

KSeF steht für "Krajowy System e-Faktur", das nationale elektronische Rechnungssystem Polens. Es ist ein zentralisiertes System, das von der polnischen Steuerbehörde (KAS - Krajowa Administracja Skarbowa) entwickelt wurde. Das Hauptziel von KSeF ist es, elektronische Rechnungen zu standardisieren, deren Verarbeitung zu erleichtern und die Steuertransparenz zu erhöhen.

Info

• Standardisiertes Format: Rechnungen im einheitlichen XML-Format (FA_VAT).
• Zentraler Austausch: Belege können über die Clearing-Stelle des KSeF-Systems Validiert und ausgetauscht werden.
• Echtzeitprüfung: Automatische Validierung und Vergabe einer eindeutigen Identifikationsnummer.

Was ist Factur-X?

Factur-X ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Die PDF-Komponente ist für Menschen lesbar, während die XML-Daten eine automatisierte maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Dieser Standard wurde gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickelt und entspricht der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.

Info

• PDF und XML kombiniert: Visuell lesbare PDF und strukturierte XML-Daten für automatisierte Verarbeitung in einer Datei.
• Europäische Norm: Konform mit EN 16931, dem Standard für elektronische Rechnungen.
• Interoperabilität: Einfach integrierbar in verschiedene Rechnungsverarbeitungssysteme.
• Flexibilität: Unterstützt unterschiedliche Detaillierungsstufen (Basis bis Vollversion).
• ZUGFeRD-Kompatibilität: Vollständig kompatibel mit dem deutschen ZUGFeRD-Standard.

Was ist FacturaE?

In Spanien ist das elektronische Rechnungsformat FacturaE weit verbreitet. Dieses XML-basierte Format wird insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen verwendet und ist seit 2015 für Lieferanten des öffentlichen Sektors verpflichtend.

Für die Übermittlung von Rechnungen an öffentliche Einrichtungen dient die Plattform FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Seit 2018 müssen zudem Rechnungen über 5.000 Euro im B2B-Bereich über die Plattform FACeB2B eingereicht werden.

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Tel.: +49 89 21111848 E-Mail: vertrieb@br-ag.com