Einrichtungsleitfaden zur eDoc App

Vorbereitung

Bitte prüfen Sie bitte vorab, ob Sie über die notwendige Berechtigung für die eDoc Einrichtung (Berechtigungssatz BRAG EDOC INTERFACE) verfügen!

On-Premise-Installation: Bitte prüfen Sie, ob das Modul Ihrer Kundenlizenz hinzugefügt wurde. Die Zuweisung der App erfolgt durch den betreuenden Microsoft-Partner. Die Modul-ID lautet: 60142.

Schritt 1: App Einrichtungseinstellungen für BC (Cloud und On-Premise)

Attention

Nach der Installation muss für BC Cloud und BC On-Premise in den Erweiterungeinstellungen der App der Haken HttpClient-Anfragen zulassen gesetzt sein!

Rufen hierzu die Erweiterungsverwaltung auf:

Suchen Sie dann unter den installierten Erweiterungen nach der App brAG eDoc App:

Setzen Sie dann den Haken HttpClient-Anfragen zulassen:

Schritt 2: Initialisierung

Zur Initialisierung müssen die Dynamic Page-Einrichtung, Demo-Einrichtung, Initialisierung der Job Queue und der Electronic Transfer einmalig ausgeführt werden.

Dynamic Page-Einrichtung Initialisierung der Dynamic Page (Dynamische Anfrageseite für Entitäten und Felder, diese enthält Steuerungsparameter für das ausgangsseitige Mapping).

Demo-Einrichtung Befüllt alle für den Inbound und Outbound relevanten Felder im Reiter ‚Allgemein‘.

Initialisiere Job Queue (seit Version 5.5) Initialisierung der Aufgabenwarteschlange; Notwendig für die Batchverarbeitung

Electronic-Transfer Initialisierung des Endpunkt Mgmt. (Elektronisches Belegformat, Belegsendeprofile, eDoc Endpunkte, eDoc Kundenendpunkte)

Schritt 3: Import eDoc Default-Mapping

Neuanlage oder Aktualisierung des initialen Mappings. Neben den Profilen werden die für die das Mapping notwendigen Datensätze bearbeitet.

• eDoc Codes
• Transformationsregeln
• Individualfelder
• Individualfelder Mapping
• eDoc Profile
• eDoc Profilzeilen
• eDoc Profilmapping

Abbruch Der Vorgang wird abgebrochen, es werden keine Datensätze importiert.

Delta-Import EmpfohlDer Delta-Import ergänzt neue Datensätze, bestehende Datensätze in den oben genannten Tabellen werden nicht geändert.

Full-Import Der vollständige Import löscht die Datensätze vor dem Import.

eDoc Codelisten Mapping

Innerhalb des elektronischen Datenverkehrs werden für bestimmte Informationen Codes aus definierten Codelisten verwendet. Diese folgen der UN/ECE-Empfehlung Nr. 20 und UN/ECE-Empfehlung Nr. 21. So entspricht beispielsweise der Standard Code (H87) in BC der Mengeneinheit Stück.

Die entsprechenden Listen finden Sie hier:

• UN/ECE-Empfehlung Nr. 20 - Codes für Maßeinheiten im internationalen Handel
• UN/ECE-Empfehlung Nr. 21 - Codes für Passagiere, Frachtarten, Packstücke und Verpackungsmaterialien (mit ergänzenden Codes für die Paketnamen
• UNTDID 4461 Code der Zahlungsmittel

Quelle: https://unece.org/trade/uncefact/cl-recommendations

eDoc Profil Mapping

In einigen eRechnungs-Formaten (insbesondere ZUGFeRD- oder XRechnungs) steht Ihnen das Feld IncludedNote zu Verfügung. IncludedNote dient dazu, zusätzliche Textinformationen direkt in der elektronischen Rechnung zu übermitteln. Es handelt sich dabei um Freitextfelder, in denen spezifische Hinweise, Kommentare oder wichtige Anmerkungen angegeben werden können, die für die Bearbeitung oder rechtliche Gültigkeit der Rechnung relevant sind.

Zu diesen Informationen gehören u.a.:

• AAI (Allgemeine Informationen): Wichtige allgemeine Hinweise, die für die gesamte Rechnung gelten.
• SUR (Anmerkungen des Verkäufers): Zusätzliche Kommentare oder Erklärungen vom Verkäufer, z. B. spezielle Konditionen oder Vereinbarungen.
• REG (Regulatorische Informationen): Hinweise auf Vorschriften oder gesetzliche Anforderungen.
• ABL (Rechtliche Informationen): Angaben zu rechtlichen Themen, wie etwa Vertragsbedingungen oder Haftungsklauseln.
• TXD (Informationen zur Steuer): Steuerrelevante Anmerkungen, wie spezifische Steuerregelungen oder Ausnahmen.
• CUS (Zollinformationen): Angaben für zollrelevante Vorgänge, z. B. Export- oder Importvorschriften.

Die Zuordnung befindet sich im jeweiligen eDoc Profil-Mapping.

Die vollständige Codeliste ist in UNTDID 4451 spezifiziert: UNTDID 4451 - Freitextfelder

Schritt 4: Einrichtung

Allgemeine Einrichtung

Hier müssen nun noch MS Account Nr., Service Token, E-Mail-Empfänger Abrechnung kundenspezifisch angepasst werden.

Zwingend müssen hier die folgende Felder eingetragen werden:

• MS Account Nr. Notwendig für die Übertragung an den Webservice.
• Service Token Diesen erhalten Sie von der bartolome röder AG.
• E-Mail-Empfänger Abrechnung E-Mail zur Identifikation beim Webservice

Schritt 5: Aufgabenwarteschlange und Batchverarbeitung Inbound

Um die eingangsseitige Batchverarbeitung (Inbound) zu nutzen, intialisieren Sie, sofern noch nicht geschehen die, Job Queue. Klicken Sie hierzu unter Einrichtung/ Allgemein/ eDoc Einrichtung

auf Initialisieren

und dann auf Initialisiere Job Queue, s. Screenshot.

Dabei werden in der Liste 'Aufgabenwarteschlangenposten' die folgenden 5 Posten angelegt:

• EDOC-IMPORT-FILESYSTEM Liest eine Datei vom Dateisystem ein. Nicht in der Cloud verfügbar!
• EDOC-IMPORT-ONEDRIVE Liest eine Datei aus OneDrive ein.
• EDOC-VERIFICATION Überprüft ein eDoc (Zwischenbeleg)
• EDOC-CREATION Erstellt den BC-Beleg
• EDOC-ARCHIVE Archiviert ein eDoc

vgl. hierzu auch Der Inbound-Prozess

Zum Konfigurieren bzw. Einschalten dieser Batch-Jobs wechseln Sie zunächst ins Menü 'Aufgabenwarteschlangenposten'

Klicken Sie dann auf den Posten, den Sie bearbeiten möchten

und wechseln Sie in die entsprechende Karte

Zum Aktivieren des Batch Jobs Status auf 'Bereit' festlegen klicken

Integration OneDrive

Die eDoc App stellt eine Integration zu OneDrive zur Verfügung. Voraussetzung ist eine App-Registrierung in Microsoft Azure / Microsoft Entra.

Folgende Schritte sind notwendig:

• App-Registrierung durchführen
• OneDrive Initialisierung in BC ausführen

Erstellen einer App-Registrierung

Erstellen Sie eine Freigabe für Ihre OneDrive-Anwendung in MS Azure. Microsoft HowTo OnDrive-Integration mit BC konfigurieren

Es werden nachfolgende Daten aus der App-Registrierung im OneDrive-Setup verwendet:

• Tenant-ID Ihre Mandanten-ID
• Anwendungs-ID der App-Registrierung
• ClientSecret-Wert des generierten Clientschluessels

Einrichtung der OneDrive Integration

1. Wechseln Sie in der eDoc App zur Page OneDrive Einrichtung (Einrichtung/Datei Systeme/OneDrive-Einrichtung)
2. Klicken Sie im Page-Menue auf 'neuer Eintrag'

3. Füllen Sie nachfolgende Felder:

   1. SharePoint URL URL Ihrer SharePoint-Anwendung z.B. https://contoso.sharepoint.com/
   2. Azure Tenant ID Ihre Azure Mandanten ID
   3. Client-ID Anwendungs-ID der App-Registrierung
   4. Client Secret

4. Führen Sie die Funktion 'Initialisiere OneDrive' aus. Diese Funktion prüft die Anmeldung und kreiert im Root-Verzeichning das Unterverzeichnis 'EDOC' und weitere Subverzeichnisse 'OK' und 'ERROR'. Nach erfolgreicher Initialisierung sind die Felder unter dem Punkt 'OneDrive Verzeichnisse' gefüllt.

5. Prüfen Sie in OneDrive ob die Verzeichnisse ordnungsgemäß angelegt wurden.
6. Prüfen Sie ob in den Aufgabenwarteschlangenposten der Job 'EDOC-IMPORT-ONEDRIVE' vorhanden ist. Führen Sie ggf. die Initialisierung der Aufgabenwarteschlange erneut aus.
7. Planen Sie den Job 'EDOC-IMPORT-ONEDRIVE' gemäß Ihren Anforderungen.

Info

Überwachen Sie regelmäßig das Error-Verzeichniss!

Nachfolgender Screenshot zeigt eine erfolgreiche Konfiguration.