Features im Überblick
Allgemeines
100% Cloud-Fähig
Die Lösung ist zu 100% cloud-fähig.
Vollständige Integration in den Business Central Standard
Plug and Play
Strukturierte Erfassung von Bedarfen
Unter strukturierter Erfassung von Bedarfen versteht man die systematische Anlage von Bestellanforderungen mit klar definierten Feldern, Kategorien und Vorgabewerten. Dies sorgt für eine konsistente, fehlerarme Erfassung und erleichtert die nachfolgende Bearbeitung, Freigabe und Weiterverarbeitung im Einkaufsprozess.
Regelbasierte Genehmigungsverfahren
Regelbasierte Genehmigungsverfahren legen fest, welche Freigaben in einem BANF-Prozess erforderlich sind, basierend auf vordefinierten Bedingungen und Kriterien. Sie ermöglichen es, Genehmigungen automatisch an die zuständigen Personen oder Rollen zuzuweisen, abhängig von Faktoren wie Kostenstelle, Betrag oder Artikeltyp. Dadurch werden Prozesse standardisiert, Fehler reduziert und Entscheidungen nachvollziehbar und transparent dokumentiert.
Rollenbasierte Nutzung
Die eBANF App unterstützt eine rollenbasierte Nutzung, die speziell auf die typischen Prozessbeteiligten im BANF-Prozess zugeschnitten ist: Anforderer, Genehmiger und Einkäufer. Jede Rolle erhält eine auf ihre Aufgaben zugeschnittene Benutzeroberfläche und Zugriff auf relevante Funktionen, sodass Erfassung, Freigabe und Weiterverarbeitung effizient ablaufen. Dadurch wird der gesamte BANF-Prozess transparent, nachvollziehbar und prozesssicher gestaltet.
Seitenfilterfunktion
In der Benutzereinrichtung kann individuell festgelegt werden, welche BANFen für Anwender in den Rollen Anforderer und Einkäufer sichtbar sind. Hierzu wird je Benutzer ein Filterausdruck (z. B. „oede|afe“) definiert, der für Anforderer auf das Feld Anforder und für Einkäufer auf die Einkäufergruppe angewendet wird. Für beide Rollen können separate Filter hinterlegt werden. Die Funktion kann zentral über das Setup aktiviert oder deaktiviert werden.
Teammember-Lizenz Kompatibel
Das Tool ist vollständig Team Member-kompatibel und kann mit der entsprechenden Business-Central-Lizenz genutzt werden. Dadurch lassen sich auch gelegentliche Anwender effizient in den BANF-Erfassungs- und Genehmigungsprozess einbinden, ohne zusätzliche Vollzugangslizenzen zu benötigen.
Archivierungsfunktion
Integration in die Disposition
Bestellanforderung Erfassung
Vorgabeparameter Benutzer
Die Vorgabeparameter ermöglichen es, in der Benutzereinrichtung individuelle Standardwerte wie z.B. Kostenstelle, Kostenträger, Lagerort, Zuständigkeitseinheit etc. zu hinterlegen, die beim Anlegen von Belegen automatisch als änderbare Vorgaben übernommen werden. Diese Funktion steht in allen Erfassungsvarianten zur Verfügung und sorgt für eine konsistente sowie beschleunigte Datenerfassung bei gleichzeitiger Flexibilität für den Anwender.
Vorgabeparameter Artikelkategorien
Die Vorgabeparameter ermöglichen es, individuelle Standardwerte wie z.B. Einkäufercode zu hinterlegen, die beim Anlegen von Belegen automatisch als änderbare Vorgaben übernommen werden. Diese Funktion steht in allen Erfassungsvarianten zur Verfügung und sorgt für eine konsistente sowie beschleunigte Datenerfassung bei gleichzeitiger Flexibilität für den Anwender.
Stellvertretererfassungsfunktionen
Mit der Stellvertreter-Erfassungsfunktion können Mitarbeiter Bestellanforderungen im Namen eines Anforderers erfassen. Dies ist besonders praktisch, wenn Assistenzkräfte oder andere Mitarbeitende Bedarfe für Dritte eintragen und der Workflow anschließend korrekt dem ursprünglichen Anforderer zugeordnet werden soll.
Warenkorb Erfassung
Eine leistungsfähige Warenkorbfunktion zur schnellen und strukturierten Erfassung von Bedarfen, inklusive Vorgabewerten, benutzerspezifischer Warengruppen sowie umfangreicher Selektions-, Filter-, Katalog- und Darstellungsmöglichkeiten. Es unterstützt die Sammelselektion und -freigabe mehrerer Artikel, die Verwaltung von Favoriten und Wunschlieferanten, die Nachbearbeitung vor der Genehmigung sowie ein rollenbasiertes Genehmigungsverfahren mit konfigurierbaren Eingabefeldern.
Warenkorbfunktion mit:
- Umfangreiche Selektions-, Filter-, Katalog- und Gruppierungsfunktionen
- Benutzerspez. Warengruppendefinitionen
- Einstellen mehrerer Artikel in Warenkorb
- Sammelselektion von Artikeln
- Verschiedene Darstellungsmöglichkeiten der Artikellisten
- Verwaltung von Favoritenliste inkl. Mengen
- Nachbearbeitung des Warenkorbs vor Freigabe durch die Genehmiger
- Sammelfreigabe durch Anforderer mit anschliessendem Genehmigungsverfahren
- Erfassung von Wunschlieferanten
- Erfassungsfunktion “im Auftrag”
- Ein- und ausblendbare Vorgabefelder pro Benutzereinrichtung
Warenkorb Favoriten
Die Warenkorbfavoriten ermöglichen es Anwendern, häufig benötigte Artikelkombinationen inklusive Mengen als Favoritenlisten zu speichern. Diese Favoriten können jederzeit erneut geladen, angepasst und direkt in einen neuen Warenkorb übernommen werden, wodurch der Erfassungsprozess deutlich beschleunigt wird.
Warenkorb Sammelbearbeitungsfunktion
Die Sammelbearbeitungsfunktion im Warenkorb ermöglicht die gleichzeitige Umsetzung und oder Freigabe mehrerer Positionen in einem Arbeitsgang. Dadurch lassen sich Anpassungen effizient und konsistent vor der Freigabe durchführen, was den Erfassungs- und Prüfaufwand deutlich reduziert.
Freitexterfassung
Die Freitexterfassung ermöglicht die Anlage von Bedarfspositionen ohne vorhandenen Artikelstamm und unterstützt damit flexible, situationsabhängige Beschaffungsanforderungen. Beschreibung, Menge, gewünschter Lieferant sowie weitere relevante Angaben können frei erfasst und nahtlos in den Genehmigungs- und Beschaffungsprozess übernommen werden.
Unterschiedliche Erfassungsvarianten
Die Lösung unterstützt verschiedene Erfassungsvarianten für BANF-Zeilen, darunter die warenkorborientierte Erfassung, eine zeilenbasierte Erfassung sowie eine belegorientierte Darstellung. Organisationen können die für ihre Prozesse passende Variante zentral bereitstellen, wobei in der Praxis meist eine primäre Erfassungsform genutzt wird. Zusätzlich kann zwischen den Rollen Anforderer und Einkäufer differenziert werden, um unterschiedliche fachliche Schwerpunkte abzubilden. So kann beispielsweise für Einkäufer eine zeilenorientierte Ansicht aktiviert werden, wenn der Fokus stärker auf der Artikelauswahl und -bearbeitung liegt.
Genehmigungsworkflow
Email-Benachrichtigung
Die eBANF App nutzt die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion von Business Central, um Benutzer automatisch über neue Aufgaben, Freigabeanforderungen oder Statusänderungen zu informieren. So bleiben Anforderer, Genehmiger und Einkäufer jederzeit über den aktuellen Stand ihrer BANFs informiert, ohne das System ständig manuell prüfen zu müssen. Dies erhöht die Transparenz, beschleunigt den Freigabeprozess und reduziert Verzögerungen im Workflow deutlich.
Generische Genehmigerermittlung
Die generische Genehmigerermittlung reduziert den Pflegeaufwand für Freigabestrategien erheblich und spart damit Zeit und Kosten. Sie sorgt gleichzeitig für eine transparente und übersichtliche Verwaltung aller Genehmigungsregelungen. Über definierte Bedingungen wird festgelegt, welche Person welchen Freigabeschritt übernehmen soll. So können beispielsweise mehrere Kostenstellen dieselbe Strategie nutzen, während das System automatisch entscheidet, welcher Genehmiger für welche Kostenstelle zuständig ist. Die Art der Genehmigerermittlung lässt sich zentral in der Einrichtung der eBANF App konfigurieren und flexibel an Unternehmensprozesse anpassen.
Preisanforderungsworkflow
Der Preisanforderungsworkflow läuft vor der eigentlichen BANF-Genehmigung und ermöglicht es, vorab Preisinformationen vom Einkauf einzuholen. Diese Informationen fließen anschließend in die Ermittlung des regulären Workflows und dessen Freigabeverfahren ein, wodurch die Entscheidungsgrundlage verbessert wird.
Freigabegruppen mit oder ohne Wertgrenzen
Parallele / Serielle Freigabeschritte
In einem Freigabeverfahren können serielle und parallele Freigaben flexibel kombiniert werden, um den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Jede Freigabestrategie kann dabei aus einem bis mehreren Schritten bestehen, die seriell oder parallel durchlaufen werden. So lassen sich komplexe Genehmigungsprozesse abbilden, ohne dass die Transparenz oder Nachvollziehbarkeit verloren geht.
Stellvertreterfunktion
Die Stellvertreterfunktion ermöglicht es, Aufgaben und Freigaben vorübergehend an einen anderen Benutzer zu delegieren. So bleibt der BANF-Prozess auch bei Abwesenheit eines Anforderers, Genehmigers oder Einkäufers reibungslos und ohne Verzögerungen funktionsfähig.
Automat. Delegierungsfunktion
Der Workflow der eBANF App kann so konfiguriert werden, dass Aufgaben bei Abwesenheit oder Überschreitung von Fristen automatisch an Stellvertreter delegiert werden. Voraussetzung dafür ist die Nutzung der Aufgabenwarteschlange in Business Central, über die alle BANF-Aufgaben zentral überwacht und weitergeleitet werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Genehmigungs- und Bearbeitungsprozess auch bei Abwesenheit von Anforderern, Genehmigern oder Einkäufern ohne Unterbrechung fortgeführt wird.
Einkauf und Weiterverarbeitung
Unterschiedliche Nachfolgebelege
Eine Bestellanforderung kann direkt in eine Bestellung oder eine Anfrage überführt werden, je nach Bedarf des Einkaufsprozesses. Bestehende Bestellungen lassen sich bei Bedarf um neue Positionen erweitern, alternativ ist auch eine One-to-One-Übergabe möglich. Dadurch wird ein durchgängiger, effizienter und transparenter Beschaffungsprozess sichergestellt.
Sammelübergabe Bestellung
Bestellerweiterungsfunktion
Die Bestellerweiterungsfunktion prüft vorhandene Bestellungen zu einem Lieferanten und erweitert diese automatisch, sofern passende Positionen existieren. Fehlt eine geeignete Bestellung oder ist der Status nicht passend, wird stattdessen automatisch eine neue Bestellung erzeugt.
One by One Übergabe
Jede Banf wird in eine separate Bestellung überführt. Die Funktion wird zentral aktiviert.
Unterschiedliche Strategieänderungsverhalten
Die eBANF App ermöglicht die Definition unterschiedlicher Strategieänderungsverhalten für Änderungen während des Bestellbearbeitungsprozesses. Je nach Konfiguration kann bei einer strategierelevanten Änderung entweder kein Wechsel erfolgen, die Genehmigung neu gestartet werden oder der Belegstatus zurückgesetzt werden. So lassen sich flexible und nachvollziehbare Reaktionen auf Prozessänderungen abbilden, ohne die Transparenz oder Prozesskontrolle zu verlieren.