Einrichtung
Nachfolgend werden die zusätzlich zum BC-Standard zur Verfügung stehenden Konfigurationsmöglichkeiten in der eBANF App erläutert. Basis der Freigabeverfahren ist eine Workflow-Konfiguration bezogen auf das Objekt der Bestellanforderung.
Allgemeine Einrichtungsparameter
Menüpfad: Einrichtung > Kreditoren & Einkauf Einrichtung**
Wichtige Funktionen
Prüfung eBANF Aktivierung
Die Funktion prüft einen bestehenden Token auf Gültigkeit oder generiert einen Demo-Token insofern kein Token im Feld MS-Token eingetragen ist.
Basiseinrichtung initialisieren
Menüpfad: Aktionen > eBANF > Basiseinrichtung initialisieren** Dieser Schritt legt fehlende Einrichtungsparameter wie Nummernkreis, Tabellen-ID, Dynamische Anfrageseite und weitere an und aktiviert/konfiguriert den eBANF-Workflow in der Standardvariante insofern der Workflow noch nicht vorhanden ist. Der Workflow ist in der Standardvariante sofort lauffähig.
Demo Strategie anlegen
Menüpfad: Aktionen > eBANF > Demo Strategie anlegen** Die Funktion legt eine einfaches Genehmigungsverfahren zu Demonstrationszwecken an.
Reiter eBANF App
Wichtige Felder im Detail
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Strategieänderungsverhalten |
Kennzeichen steuert wie sich der Beleg nach strategierelevanten Änderungen durch den EK verhält. |
| Warnung Einkäufer bei Strategiewechsel | Kennzeichen legt fest, ob der Einkäufer nach Belegänderung die einen Strategiewechsel zur Folge haben eine Informationsmeldung erhalten soll. |
| Seitenfilterfunktion aktiv | Gibt an, dass die Seiten-Filter Funktion aktiv gesetzt ist. Das System verwendet dann die Filter, um zu bestimmen, welche Datensätze in den Bestellanforderungen jeweils für Anforderer und Einkäufer angezeigt werden. |
| Beleganlage 1:1 | Wenn gesetzt, wird für jeden einzelnen BANF ein neuer Auftrag/Angebot erstellt! |
| Genehmiger nach Freigabestelle | Kennzeichen Genehmiger nach Freigabestelle. Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, werden die Genehmiger über die Tabelle Genehmiger nach Freigabestelle bestimmt. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird er über die Tabelle Genehmiger nach Strategie ermittelt. Die Ermittlung gemäß "Strategie" erfordert eine aufwändigere Pflege! |
| MS-Mail | Mailkontakt für Autorisierungszwecke. |
| MS-Konto-ID / Tenant-ID | Ihre MS-Konto-ID / Tenant ID(8) ist wichtig, um das Modul zu aktivieren. Geben Sie hier Ihre MS-Konto-ID oder die ersten 8 Zeichen Ihrer Tenant-ID an. |
| MS-Token | Bitte kontaktieren Sie die bartolome roeder AG für einen gültigen Service-Token. |
Info
Nehmen Sie Kontakt mit vertrieb@br-ag.com auf um einen Token zu erhalten. Alternativ haben Sie die Möglichkeit einen Demo-Token zu generieren. Füllen Sie dazu Feld MS-Mail und MS-Konto-IDund führen Sie die Funktion Prüfung eBANF Aktivierung aus.
Stammdaten Genehmigungsverfahren
Genehmigungsbenutzer
Menüpfad: Einrichtung > Genehmigungsbenutzereinrichtung**
Jeder an einem Genehmigungsverfahren teilnehmende Benutzer muss als Genehmigungsbenutzer eingerichtet werden. Wählen Sie dazu im Feld Benutzer-ID (Standard) den Navision-User aus und pflegen Sie im Feld Stellvertreter den jeweiligen Stellvertreter dieses Benutzers im Falle einer Stellvertretung. Wichtig! Auch Stellvertreter müssen in der Tabelle Genehmigungsbenutzer gepflegt sein. Das Feld E-Mail (Standard) wird verwendet wenn die Benachrichtigung per E-Mail für den jeweiligen Workflow aktiv ist. Im Feld Genehmigungsadministrator (Standard) wird festgelegt, dass dieser Benutzer alle Genehmigungsposten übernehmen kann.
Freigabegruppen
Menüpfad: Einrichtung > Freigabegruppen**
Die Freigabegruppen werden bei der Ermittlung der Freigabeverantwortlichen (Genehmiger) benutzt. Eine Freigabegruppe kann eine Reihe von Personen enthalten die ein und dieselbe Freigabestufe parallel oder in Reihe freigeben müssen bevor die Freigabe der anderen, nachfolgenden Freigabestufen erfolgen kann. Um eine neue Freigabegruppe anzulegen, klicken Sie auf Neu, vergeben einen Code und eine Bezeichnung und klicken dann auf Bearbeiten. Im nachfolgenden Fenster pflegen Sie die Benutzer-ID gefolgt von der Reihenfolge der Freigabe. Um eine parallele Freigabe zu erzwingen, vergeben Sie die gleiche Reihenfolge.
Freigabegegruppen mit Wertegrenze
Menüpfad: Einrichtung > Freigabegruppen mit Wertgrenze**
Die Freigabegruppen mit Wertgrenze werden bei der Ermittlung der Freigabeverantwortlichen (Genehmiger) im Freigabeverfahren benutzt, wenn die Freigabestellenermittlung auf Ermittlung nach Freigabegruppe mit Wertgrenze gestellt ist (siehe dazu auch Freigabeverfahren). Eine Freigabegruppe enthält eine Freigabekette von Personen die ausgehend vom BANF-Erfasser je nach Wertgrenze eine Freigabekette initiiert. Um eine neue Freigabegruppe anzulegen, klicken Sie auf Neu, vergeben einen Code und eine Bezeichnung und klicken dann auf Bearbeiten. Im nachfolgenden Fenster pflegen Sie die Benutzer-ID gefolgt von dem zuständigen Genehmiger und dessen Wertgrenze. Im Feld unbegrenzte Genehmigung wird festgelegt, dass dieser Genehmiger am Ende der Freigabekette steht.
Freigabestellen
Menüpfad: Einrichtung > Freigabestellen**
In der Tabelle Freigabestellen werden die möglichen Freigabestellen eines Unternehmens gepflegt. Die Freigabestellen werden im Freigabeverfahren genutzt, um zu definieren welche und wieviele Freigabestufen eine Strategie beinhaltet.
Genehmigungsverfahren einrichten
Freigabestrategien
Menüpfad: Einrichtung > Freigabestrategien**
Die Freigabestrategie zeigt nach welcher Strategie eine BANF freizugeben ist. Sie wird bei Neuanlage oder Änderung einer BANF ermittelt und regelt nach welcher Art die Freigabestellen zu ermitteln sind und enthält die Bedingung für welche BANF sie gelten soll.
Es gibt zwei Arten der Freigabestellenermittlung: a) Nach Freigabestellen: Die Freigabestellen (Anzahl und Abfolge der Freigabestufen) werden in einer separaten Tabelle (siehe Freigabeverfahren) ermittelt und die Genehmiger der jeweiligen Stufe über die Tabelle der Freigabeverantwortlichen ermittelt. b) Nach Freigabegruppen mit Wertgrenze: Die Freigabestellen werden aufgrund der Freigabegruppe mit Wertgrenze ermittelt (siehe auch Freigabegruppen mit Wertgrenze)
Im Feld Bedingung wird die Bedingung hinterlegt, bei welchen BANFen diese Freigabestrategie zur Geltung kommen soll. Bei der Festlegung der Bedingung kann auf jedes Feld im BANFkopf oder der BANFzeile zugegriffen werden. Während der BANFpflege wird die Strategie ermittelt und im BANFkopf im Feld Freigabestrategie eingetragen.
Im Feld Tabellen-ID muss Bezug auf die Tabelle 38 genommen werden und im Feld Dynamische Anfrageseite muss PURCHDOC eingetragen sein, insofern keine abweichenden Standardparameter für dieses Feld gepflegt sind.
Freigabeverfahren
Menüpfad: Einrichtung > Freigabeverfahren**
Das Freigabeverfahren definiert pro Freigabestrategie welche Freigabestufen in dieser Strategie angesprochen werden und auf welche Art die Genehmiger ermittelt werden. Ist für eine Freigabestrategie eine Freigabestellenermittlung „nach Freigabegruppe mit Wertgrenze“ festgelegt, so muss im Feld „Freigabegruppe mit Wertgrenze“ die entsprechende Freigabegruppe eingetragen werden, die die Genehmiger festlegt (siehe auch Punkt Freigabegruppen mit Wertgrenze). Ist die „Art der Freigabestellenermittlung“ auf „nach Freigabgestellen“ festgelegt“, so können beliebig viele Freigabestufen für dieses Verfahren gepflegt werden, die in Reihe oder Parallel geschaltet sein können. Über die Spalten Reihenfolge und Freigabstelle wird die Anzahl der Stufen und deren Reihenfolge definiert. Welcher Genehmiger hinter welcher Freigabestufe liegt wird in der Tabelle Freigabeverantwortlichkeit definiert.
Freigabeverantwortlichkeiten
Menüpfad: Einrichtung > Genehmiger nach Strategie Menüpfad: **Einrichtung > Genehmiger nach Freigabestelle
In dieser Tabelle wird pro Strategie definiert, welcher Genehmiger hinter welcher Stufe in der jeweiligen Strategie steckt. Ist für eine Freigabestrategie eine Freigabestellenermittlung nach mit der Freigabestellenermittlung „nach Freigabegruppe mit Wertgrenze“ bleiben in dieser Tabelle unberücksichtigt, da die Ermittlung der Freigabestufen nicht nach Freigabestellen erfolgt. Für eine Freigabestufe wird festgelegt auf welche Art der Genehmiger (Art der Genehmigerermittlung) ermittelt wird. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: • Ermittlung nach Freigabegruppe • Ermittlung nach Genehmiger
Bei der Ermittlung nach Genehmiger wird für die jeweilige Freigabestelle/Stufe in der Strategie der Genehmiger direkt eingetragen. Bei der Ermittlung nach Freigabegruppe kann eine Gruppe von Genehmigern eingetragen werden die diese Stufe in Reihe oder Parallel freigeben müssen, bevor der Workflow an die nächste Stufe weitergereicht wird.
