Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Features der eDoc App. Die Liste zeigt Ihnen, welche Funktionen zur Verfügung stehen und wie diese die elektronische Belegverarbeitung, inbesondere Rechnungsverarbeitung, in Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützen.
Grundfunktionen
100% Cloud-Fähig
Die brAG eDoc App ist vollständig cloudfähig und kann in Microsoft Dynamics 365 Business Central Online eingesetzt werden.
Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen erfolgt integriert in Business Central. Damit können Unternehmen ihre E-Rechnungsprozesse auch in cloudbasierten ERP-Umgebungen umsetzen, ohne auf die Funktionen zur automatisierten Belegverarbeitung verzichten zu müssen.
Belegarten
Die eDoc App unterstützt die elektronische Verarbeitung verschiedener Einkaufs-, Verkaufs- und Servicebelege in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Im Eingang (Inbound):
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Einkaufsrechnungen
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Einkaufsgutschriften
Im Ausgang (Outbound):
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Verkaufsrechnungen
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Verkaufsgutschriften
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Servicerechnungen
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Servicegutschriften
Gutschriftsverfahren
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Die Belege können entsprechend den unterstützten elektronischen Belegformaten importiert oder exportiert werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche Geschäftsvorfälle in einen durchgängigen elektronischen Rechnungsaustausch integrieren.
Bestellabwicklungsverfahren
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Multiple Übertragungswege
Die eDoc App unterstützt verschiedene Übertragungswege für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen. Dadurch können unterschiedliche technische Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Plattformbetreibern berücksichtigt werden.
Neben der klassischen Übertragung per E-Mail können auch Webportale, Clearingstellen und Cloud-Dienste über entsprechende Schnittstellen angebunden werden. Ebenso werden dateibasierte Übertragungswege unterstützt.
Unterstützte Übertragungswege und Anbindungsmöglichkeiten:
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E-Mail
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Clearingstellen
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Webportale
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Dateiaustausch
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Peppol
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Cloud-Dienste
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API-basierte Übertragungswege
Die Auswahl des geeigneten Übertragungswegs richtet sich nach dem jeweiligen Anwendungsfall, den technischen Voraussetzungen und den rechtlichen Anforderungen.
Durch die flexible Anbindung unterschiedlicher Übertragungskanäle kann der elektronische Rechnungsaustausch an bestehende Geschäftsprozesse und die Anforderungen einzelner Geschäftspartner angepasst werden.
Generisches Mapping
Das Mapping der Formate/Profile (nach EU-Norm 16931 und eigene Formate) ist vollständig generisch aufgebaut. Es kann sehr einfach kundenspezifisch erweitert oder verändert werden. Es können darüber hinaus auch eigene Formate definiert werden die nicht auf der EU-Norm 16931 basieren.
Transformationsregeln - Generische Datenkonvertierung
Bei der import- oder exportseitigen Verarbeitung von fest definierten Formaten ist häufig eine Konvertierung von Daten notwendig. Mit Hilfe der Transformationsregeln haben wir ein sehr leistungsstarkes Werkzeug welches bei der Umwandlung der Daten unterstützt.
Hohe Versions-Kompabilität
Die eDoc App unterstützt unterschiedliche Versionen von Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Standardmäßig wird die eDoc App für die jeweils letzten drei Versionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central bereitgestellt.
Durch entsprechende Downgrades ist darüber hinaus ein Einsatz in älteren Business-Central-Versionen sowie bereits ab Microsoft Dynamics NAV 2015 möglich.
Damit kann die eDoc App sowohl in bestehenden NAV- und älteren Business-Central-Installationen als auch in aktuellen Business-Central-Umgebungen eingesetzt werden.
Hinweis: Die Verfügbarkeit und Kompatibilität für ältere Versionen ist im Einzelfall zu prüfen.
Kein Drittsystem notwendig
Die brAG eDoc App verarbeitet elektronische Rechnungen direkt innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central beziehungsweise Microsoft Dynamics NAV.
Für die grundlegende Erstellung, den Import und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist kein zusätzliches externes E-Rechnungsportal oder separates Verarbeitungssystem erforderlich.
Je nach gewähltem Übertragungsweg und Funktionsumfang können externe Dienste, beispielsweise Clearingstellen, Peppol-Dienstleister oder KI-Services, angebunden werden.
Durch die direkte Integration verbleiben die wesentlichen Verarbeitungsprozesse innerhalb der ERP-Umgebung. Zusätzliche Systemwechsel und redundante Arbeitsschritte können dadurch reduziert werden.
Flexible Codelisten für elektronische Rechnungsformate
Die eDoc App ermöglicht die zentrale Verwaltung und Zuordnung von Codelisten für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Die Codelisten übersetze eine internationen Parameter in einen System-Parameter, z. B. Maßeinheiten. Sie können global oder format-spezifisch gepflegt werden.
Dadurch lassen sich unterschiedliche nationale und internationale Formatvorgaben flexibel abbilden und eine konsistente Datenverarbeitung beim elektronischen Rechnungsaustausch unterstützen.
Umfassende Protokollierung und Fehleranalyse
Die eDoc App bietet umfangreiche Protokollierungsfunktionen für eine transparente und nachvollziehbare Verarbeitung elektronischer Dokumente. Über das Import-, Fehler- und Ausgangsprotokoll sowie das HTTP-Log lassen sich Verarbeitungsschritte, Übertragungsstatus und Schnittstellenkommunikation detailliert nachvollziehen.
Dies ermöglicht eine schnelle Fehleridentifikation und erleichtert die technische Analyse und Fehlerbehebung.
Multi Storage Anbindungen
Die eDoc App unterstützt die Anbindung externer Speicherorte wie Microsoft SharePoint bzw. OneDrive und Azure Blob Storage für die automatisierte Verarbeitung elektronischer Dokumente im Inbound- und Outbound-Prozess.
Dadurch können Dokumente direkt aus angebundenen Speicherorten eingelesen und verarbeitete Dokumente automatisiert dort abgelegt werden.
Intelligente Funktionen & Automatisierung
KI-unterstützte Kontierungszuordnung
Die KI-gestützte Kontierungszuordnung unterstützt die automatische Zuordnung von Artikeln, Ressourcen und Sachkonten für eRechnungszeilen und reduziert den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung.
Dabei analysiert die KI die Rechnungspositionen anhand von Merkmalen wie Beschreibung, Preis und Mengeneinheit. Zusätzlich werden vorhandene Stammdaten sowie historische Buchungen berücksichtigt, um Zusammenhänge zu erkennen und passende Kontierungsvorschläge zu ermitteln.
Auf Basis dieser intelligenten Analyse werden automatisch geeignete Zuordnungsvorschläge erstellt, die den Buchungsprozess beschleunigen, die Konsistenz der Kontierung verbessern und die Effizienz bei der Verarbeitung von eRechnungen erhöhen.
KI-gestützte eScans
Verarbeiten Sie Rechnungen noch effizienter: Die intelligente Dokumentenanalyse erkennt automatisch relevante Informationen aus PDF- und Bilddateien und stellt diese direkt im eDoc bereit.
Durch modernste KI-Technologien werden Dokumente unabhängig von Layout oder Format zuverlässig analysiert. Unternehmen profitieren von einer deutlich schnelleren Verarbeitung, einer höheren Datenqualität und einer erheblichen Reduzierung manueller Erfassungsaufwände.
Dank flexibler Anbindung an externe KI-Services und frei konfigurierbarem Mapping lassen sich unterschiedlichste Dokumententypen nahtlos in den Verarbeitungsprozess integrieren. So werden Dokumente automatisch klassifiziert, relevante Daten extrahiert und die Grundlage für eine schnelle, zuverlässige und weitgehend automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung geschaffen.
Automatische Ermittlung des Buchungsdatums über Leistungszeitraum
Das Buchungsdatum wird automatisch aus den im Beleg vorhandenen Datumsinformationen ermittelt. Vorrangig wird das Leistungsdatum verwendet, alternativ das Belegdatum. Ist kein geeignetes Datum vorhanden, wird das Arbeitsdatum herangezogen. Die automatische Ermittlung kann bei Bedarf deaktiviert werden.
Batchfunktionen
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Kontierungs-Wizzard
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Einfachkontierung
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Eingangsverarbeitung (Inbound)
Individualfelder
Dieses Feature steht nur im Inbound-Prozess zur Verfügung. Mit Hilfe von "Individualfeldern" " ist es möglich beliebige Informationen aus den eRechnungen auszulesen und an die Zielbelege in Business Central zu übergeben. Die ausgelesenen Informationen können in der Zwischenstruktur eDoc angezeigt werden. Das Feature eignet sich besonders gut um eigene, kundenspez. Felder im Zielbeleg zu füllen.
Stufenweise Batch-Import Verarbeitung
Im Idealfall wird ein eingehender Beleg bis hin zur Eingangsrechnung / -gutschrift vollkommen automatisiert verarbeitet. Der Eingangsverarbeitungsprozess kann dabei in 4 Stufen unterteilt werden die unabhängig voneinander automatisiert werden können.
Automatisierte Rechnungsprügungsfunktionen
Eingangsrechnungsprüfung nach Vorgängerbeleg
Eingehende Rechnungen werden zunächst als Intermediate Rechnung (eDoc) vorerfasst und können vor der Buchung geprüft und ergänzt werden. Ein automatischer Abgleich mit Vorgängerbelegen wie Bestellungen oder Lieferscheinen stellt die Richtigkeit der Angaben sicher.
Einfachkontierung
Inbound: Intermediate Rechnung/ Rechnungsvorerfassung
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Erweiterte Lieferantensuche
Die Lieferantensuche während der Importverarbeitung unterstützt die Identifizierung von Lieferanten anhand unterschiedlicher Kriterien. Dadurch wird die automatische Zuordnung weiter verbessert und die Trefferquote insbesondere bei unvollständigen oder abweichenden Stammdaten erhöht.
Die Lieferantenerkennung erfolgt in folgender Reihenfolge:
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Suche über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
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Suche über die Steuernummer (inländische Steuernummer)
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Suche über die IBAN
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Suche über die Adressdaten (Name, Adresse und Ort)
Genehmigungsworkflow
Ein frei konfigurierbarer Workflow auf eDoc-Ebene ermöglicht die Belegfreigabe durch alle relevanten Stellen bereits bevor der BC-Beleg erstellt ist. Dieser Schritt sorgt für eine transparente Prüfung und abschließende Freigabe der Rechnung (im Paket Enterprise enthalten).
Logistische Rechnungsprüfung
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Finanzbuchhalterische Rechnungsprüfung
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Ausgangsverarbeitung (Outbound)
Übertragung von zusätzlichen Anhängen möglich
Erweiterte Anlagen (z.B. Leistungsnachweis als PDF) ermöglichen es bei der Erzeugung von Hybriden Formaten (ZUGFeRD, FacturX) weitere Anlagen ins PDF einzubetten. Über die Nutzung eines Ereignis-Subscribers OnCreateAttachementsForOutboundRESTCall können zusätzlich von Ihnen erzeugte Dokumente wie z.B. Leistungsnachweise, Produktblätter, etc. an das PDF als Anhang hinzugefügt werden. (Versand im Belegsendeprofil)
Anbindung von Endpunkten/ Clearingstellen
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Stapelexport
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Referenzverwaltung Dokumente
Behalten Sie den Status Ihrer versendeten eDokumente jederzeit im Blick. Alle von der jeweiligen Clearingstelle vergebenen Referenzen, Dokumenten-IDs und Statusinformationen werden automatisch gespeichert und direkt am gebuchten Beleg verfügbar gemacht. So lassen sich Versandstatus, Endpunkt und Änderungen jederzeit transparent nachvollziehen. Zusätzliche Dokumentreferenzen werden übersichtlich in einer FactBox angezeigt und sorgen für maximale Transparenz und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit Ihrer elektronischen Dokumente.
Multi-Validator Support
Ausgehende Dokumente können beim Erzeugen automatisch oder auf Wunsch manuell gegen einen konfigurierten Validator geprüft werden. Für unterschiedliche Profile können unterschiedliche Validatoren konfiguriert werden.
Prüfergebnis, Zusammenfassung, Fehler und Hinweise werden am Beleg gespeichert und können anschließend eingesehen werden.
Kopftextverarbeitung
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Abbildung von 0-Rechnungen
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E-Rechnungsformate & Standards
Unterstützung zahlreicher internationaler Formate
Die eDoc App unterstützt im Standard zahlreiche lokale Formate. Die Formate orientieren sich an den Standards der EU-Norm EN 16931 und werden teilweise in unterschiedlichen Versionen und Variationen vorgehalten. Es werden Hybridformate als auch rein XML-basierende Formate unterstützt. Aktuell im Standardmapping ausgelieferte Formate sind:
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ZUGFeRD
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FacturX
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XRechnung
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FatturaPA
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ebInterface
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Facturae
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KSEF FA2
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...
Unterstützung der XML-Syntaxen CII und UBL
Die Abkürzungen UBL und CII stehen jeweils für Universal Business Language und Cross Industrie Invoice und sind XML-basierte Syntaxen, die in E-Rechnungen verwendet werden.
In Deutschland sind hauptsächlich zwei E-Rechnungsformate vertreten – XRechnung und ZUGFeRD. Das XRechnungs-Format unterstützt beide Syntaxen, während ZUGFeRD ausschließlich CII unterstützt.
Mit der eDoc App werden beide Syntaxen unterstützt, es können also eRechnungen in beiden Syntaxen erstellt und gelesen werden.
Einfaches Importieren zusätzlicher Mappings – Bereitstellung aktueller Formate
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Weitere Infos finden Sie unter: brAG eDoc App